Privacy Policy format didattico

Informativa sul trattamento di immagini, foto e video

Progetto didattico "Frasassi Green Challenge"
(ai sensi dell'art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 - "GDPR")

La presente informativa descrive le modalità con cui vengono trattate le immagini, foto e riprese audio-video degli studenti e dei partecipanti alle attività didattiche e agli eventi collegati al progetto "Frasassi Green Challenge".

Questa informativa integra la Privacy Policy generale del sito e si riferisce esclusivamente al trattamento delle immagini raccolte durante:

• laboratori in presenza alle Grotte di Frasassi,
• attività didattiche in modalità digitale,
• eventi, selezioni e Finale Nazionale del progetto,
• eventuali iniziative collaterali di comunicazione e promozione collegate al progetto.

1. Titolare del Trattamento

   Titolare del trattamento dei dati personali è:

   Grotte di Frasassi Srl
   Largo Leone XII, n. 1 - 60040 Genga (AN), Italia
   P.IVA 00222050429
   E-mail: privacy@frasassi.com

2. Responsabile esterno del trattamento

   Ai sensi dell'art. 28 GDPR, per le attività connesse alla produzione, gestione e diffusione delle immagini collegate al progetto didattico, il Titolare si avvale di:

   PEAKTIME Srl
   Via Recanati, 22 - 60026 Numana (AN) - Italia

   nominata Responsabile esterno del trattamento, che opera per conto di Grotte di Frasassi Srl per:

   • realizzazione di riprese foto e video delle attività didattiche ed eventi,
   • montaggio, post-produzione e archiviazione dei contenuti,
   • gestione della loro diffusione sui canali autorizzati dal Titolare.

   Eventuali ulteriori fornitori (es. società di riprese, fotografi, agenzie di comunicazione, emittenti TV) potranno essere nominati Responsabili o incaricati del trattamento, nei limiti delle attività loro affidate.

3. Tipologia di dati trattati

   Nell'ambito del progetto possono essere trattati i seguenti dati personali:

   • immagini fotografiche dei partecipanti;
   • riprese video (audio e video) dei partecipanti;
   • eventuali interviste, testimonianze o brevi dichiarazioni rese dai partecipanti o dai docenti;
   • dati identificativi indiretti collegati alle immagini (es. nome e cognome, classe, istituto scolastico, città/provincia di appartenenza), quando ciò sia necessario per raccontare il progetto o identificare le classi finaliste/vincitrici.

   Quando le immagini ritraggono minori, il trattamento avviene nel rispetto delle norme a tutela dei minori e sulla base del consenso di chi esercita la responsabilità genitoriale, come indicato al punto 5.

4. Contesto di raccolta delle immagini

   Le immagini possono essere raccolte, a titolo esemplificativo, durante:

   • i laboratori in presenza alle Grotte di Frasassi (attività didattiche, momenti di gioco, quiz, cerimonie di proclamazione interna, ecc.);
   • le attività in modalità Digital (eventuali screenshot o riprese delle aule collegate, qualora previste dall'organizzazione);
   • le fasi di selezione e la Finale Nazionale del Frasassi Green Challenge;
   • eventi collaterali e momenti istituzionali collegati al progetto (es. premiazioni, incontri con la stampa, conferenze, iniziative con partner).

   In tali contesti, i partecipanti potranno essere inquadrati singolarmente o in gruppo, in primo piano o come parte di immagini di contesto (classe, platea, pubblico).

5. Finalità del trattamento

   Le immagini, foto e video raccolti potranno essere utilizzati per le seguenti finalità:

   1. Documentazione delle attività didattiche e del progetto
      • raccontare lo svolgimento del Frasassi Green Challenge;
      • documentare la partecipazione delle classi, l'impegno dei ragazzi e il lavoro dei docenti.
   2. Comunicazione e promozione del progetto
      • realizzazione di materiale informativo e promozionale (es. brochure, presentazioni, report, video istituzionali del progetto);
      • pubblicazione sui canali ufficiali di Grotte di Frasassi Srl e del progetto Frasassi Green Challenge (siti web, pagine social, newsletter, materiali di comunicazione cartacei e digitali);
      • utilizzo nell'ambito delle attività di comunicazione curate da PEAKTIME Srl per conto del Titolare.
   3. Diffusione su media e canali esterni
      • invio e pubblicazione di immagini/foto/video su emittenti televisive, testate giornalistiche, portali informativi online e canali social dedicati, esclusivamente per raccontare il progetto e valorizzarne la dimensione educativa e territoriale;
      • eventuale utilizzo del materiale in iniziative istituzionali collegate alla promozione del territorio e delle Grotte di Frasassi.
   4. Valorizzazione delle classi partecipanti e classifiche
      • annuncio e presentazione delle classi finaliste e vincitrici della Finale Nazionale;
      • pubblicazione del nome dell'istituto, della classe e del Comune/provincia in abbinamento a foto/video di gruppo o di classe.

   Le immagini non saranno utilizzate per finalità di marketing diretto o commerciale non collegate al progetto didattico, né cedute a terzi per uso autonomo diverso da quanto sopra indicato.

6. Base giuridica del trattamento

   La base giuridica del trattamento delle immagini è:

   • il consenso esplicito rilasciato dall'interessato, e in caso di minori da chi esercita la responsabilità genitoriale, ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. a) e, ove applicabile, dell'art. 9, par. 2, lett. a) GDPR;
   • il legittimo interesse del Titolare a documentare e promuovere il progetto didattico e le relative attività (art. 6, par. 1, lett. f, GDPR), limitatamente alle immagini di contesto in cui i partecipanti non siano individuabili in modo chiaro e diretto.

   Il rilascio del consenso avviene tramite:

   • compilazione e firma dell'apposito modulo di autorizzazione (liberatoria immagini),
   • oppure tramite modulistica predisposta dall'istituto scolastico, che dichiara al Titolare l'avvenuta raccolta dei consensi da parte dei genitori/tutori.

7. Natura del conferimento e conseguenze del rifiuto

   Il conferimento delle immagini è facoltativo.

   • In caso di mancato consenso all'utilizzo dell'immagine, il minore/partecipante potrà comunque partecipare alle attività didattiche e al progetto; tuttavia, l'organizzazione adotterà misure ragionevoli per evitare la ripresa e la pubblicazione di immagini riconoscibili dello stesso (ad es. posizionamento in aree non inquadrate, oscuramento del volto, esclusione dal materiale video/fotografico diffuso).
   • Il diniego o la revoca del consenso non pregiudicano in alcun modo la partecipazione al progetto, ma comportano l'impossibilità di utilizzare le immagini del partecipante per le finalità sopra descritte.

   Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca, scrivendo ai recapiti indicati al punto 11.

8. Modalità del trattamento

   Le immagini saranno trattate:

   • con strumenti digitali (fotocamere, videocamere, sistemi di montaggio e archiviazione digitale) e, in parte, su supporti analogici (es. stampe fotografiche);
   • nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione e proporzionalità;
   • adottando misure di sicurezza adeguate a proteggerle da accessi non autorizzati, uso improprio o perdita.

   Non sono effettuati, sulle immagini, processi decisionali interamente automatizzati che producano effetti giuridici nei confronti dell'interessato.

9. Ambito di comunicazione e diffusione

   Le immagini potranno essere:

   • trattate dal personale del Titolare e del Responsabile esterno PEAKTIME Srl, espressamente autorizzato;
   • comunicate a fornitori di servizi tecnici (es. fotografi, operatori video, agenzie di comunicazione, tipografie, service audio/video, web agency) nominati Responsabili o incaricati del trattamento;
   • diffuse, nei limiti delle finalità indicate, attraverso:
     • siti web e canali ufficiali di Grotte di Frasassi Srl e del progetto Frasassi Green Challenge;
     • pagine ufficiali su social network (es. Facebook, Instagram, TikTok, altri canali istituzionali);
     • emittenti televisive, stampa, portali informativi e media partner che raccontano il progetto.

   In tutti i casi, la diffusione avverrà in modo rispettoso della dignità e dell'immagine dei minori e dei partecipanti, evitando contenuti lesivi o inappropriati.

10. Trasferimento dei dati in Paesi extra UE

    La pubblicazione di immagini su social network (es. Facebook, Instagram, TikTok) o su portali/sistemi i cui server possono essere localizzati al di fuori dello Spazio Economico Europeo può comportare il trasferimento delle immagini verso Paesi extra UE, secondo le policy dei rispettivi provider.

    Tali trattamenti sono regolati dalle condizioni di utilizzo e dalle informative privacy dei singoli servizi (Meta, TikTok, ecc.), che operano in qualità di autonomi titolari del trattamento.

    Quando possibile, il Titolare privilegerà l'utilizzo di servizi che garantiscono un livello di protezione adeguato (es. tramite decisioni di adeguatezza UE, Clausole Contrattuali Standard e misure di sicurezza supplementari).

11. Periodo di conservazione delle immagini

    Le immagini raccolte nell'ambito del progetto saranno conservate per un periodo coerente con le finalità di documentazione e comunicazione del progetto, e comunque non superiore a:

    • la durata dell'edizione del Frasassi Green Challenge cui si riferiscono,
    • più un successivo periodo massimo di [es. 5 anni] per attività di archivio storico, rendicontazione e comunicazione istituzionale, salvo revoca del consenso o specifiche richieste di cancellazione.

    Trascorso tale termine, le immagini saranno:

    • cancellate, oppure
    • rese anonime/non riconoscibili, oppure
    • utilizzate solo in forma tale da non permettere l'identificazione dei partecipanti (es. inquadrature di dettaglio, soggetti ripresi di spalle, ecc.).

    Il Titolare si riserva la possibilità di conservare alcune immagini ritenute di particolare valore storico/istituzionale per periodi più lunghi, laddove ciò sia compatibile con i diritti e le libertà degli interessati e nel rispetto delle eventuali revoche di consenso.

12. Diritti degli interessati

    I genitori, i tutori legali o gli esercenti la responsabilità genitoriale sui minori ritratti, nonché i partecipanti maggiorenni, possono esercitare in qualsiasi momento i diritti riconosciuti dagli artt. 15-22 del GDPR, tra cui:

    • diritto di accesso ai dati personali (immagini comprese);
    • diritto di rettifica di eventuali dati inesatti;
    • diritto alla cancellazione ("diritto all'oblio"), nei casi previsti;
    • diritto di limitazione del trattamento;
    • diritto di opposizione al trattamento basato sul legittimo interesse;
    • diritto di revoca del consenso prestato, senza pregiudicare la liceità del trattamento basato sul consenso prima della revoca.

    Le richieste possono essere inviate a:

    Grotte di Frasassi Srl
    E-mail: privacy@frasassi.com

    Eventuali richieste ricevute da PEAKTIME Srl saranno trasmesse al Titolare, che provvederà a fornire riscontro nei termini previsti dal GDPR.

    Gli interessati hanno inoltre il diritto di proporre reclamo all'Autorità Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it), qualora ritengano che il trattamento dei dati avvenga in violazione della normativa applicabile.

13. Aggiornamenti della presente informativa

    Il Titolare potrà aggiornare o modificare la presente informativa in qualsiasi momento, anche per adeguarla a eventuali cambiamenti normativi o organizzativi del progetto.

    La versione aggiornata sarà resa disponibile sul Sito o tramite gli istituti scolastici partecipanti.

Data di ultimo aggiornamento: 24/11/2025